1、准备工作

在开始合同草拟之前，请确保以下准备工作已经完成：

1.1 合同模板准备

我们准备的合同在使用中分为两种情况：系统模板 和 非系统模板。

1.1.1 系统模板

此情况是使用公司已定制好的系统模板。系统模板 是由公司法务制作的公司制式合同。

系统模板 的具体操作方法请参考：

• 在线模板制作指南
• 线下编辑合同模板

提示

我们系统支持限制编辑功能。因此，公司法务在在线制作模板时，需在 【设计模板】 中选择文档保护。具体操作方法请参考：在线模板制作指南-2-2在线设计模板。对于离线文件，需要添加控件。具体操作方法请参考：线下编辑合同模板-1-2设置限制编辑功能。

1.1.2 非系统模板

非系统模板 是指由合作方提供的合同，或者由于其他特殊原因（例如合同内容涉及特定条款、格式要求，或合作方已有固定模板等），导致我公司无法直接使用系统模板的情况。为了更好地满足这些需求，我们系统支持线下传输文件，方便用户将合作方提供的合同文件上传至系统中。同时，为了提升合同处理的便捷性和协作效率，我们系统还支持在线的Word编辑、修订、批注等功能。用户可以在系统内直接对合同内容进行修改、添加批注或进行版本修订，确保合同内容的准确性和合规性，同时方便团队成员之间的协作与沟通。

1.2 合作方管理

业务人员 应当把合作方信息提前录入系统中，具体操作方法可参考相对方管理页面。

2、创建合同

2.1 功能位置

我们登录系统后，在左侧菜单栏点击【合同管理】->【合同草拟】->【创建合同】发起合同草拟。

2.2 完善相应内容

在点击 【创建合同】 后，会弹出一个对话框，其中有 合同名称 、 合同类型 、 模板库 、 上传文件、 关联合同 五个模块。以下是每个模块的详细说明：

• 合同名称： 在此处输入即将签订的合同的名称，确保名称清晰、准确，便于后续识别和管理。
• 合同类型： 此为下拉框，显示系统管理员已设定好的合同类型。如果发现所需的合同类型缺失，请及时联系系统管理员进行增加。具体操作方法可参考合同分类管理页面。
• 模板库： 当所选的合同类型有对应的模板时，右侧的模板库模块会自动显示所有相关模板。您可以从中选择您需要的模板进行合同创建，无需再单独上传文件，这有助于提高合同创建的效率并确保合同格式的一致性。
• 上传文件： 如果合同不使用系统模板，您需要自行上传合同文件。上传后的文件，可以通过合同协同功能，让多个部门共同协作，对合同内容进行详细审核，从而避免不合理条款的出现，确保合同的合规性和合理性。
• 关联合同： 通过关联合同功能，可以将多个相关合同进行关联，方便在系统中统一管理和查询。例如，在复杂的交易中，多个合同之间可能存在相互依存的关系，将它们关联起来可以更清晰地了解整个交易的全貌。关联合同又分为：父子合同关联、补充协议、其他关联。具体操作方法可参考关联合同页面。

在填写完成模板名称、合同类型等信息。点击 【确定】 完成合同创建。

2.3 合同内容填写

在点击 【确定】 后，会弹出新的界面，此界面有两个模块：发起合同审批页面 和 流程预览页面 。

2.3.1 发起合同审批页面

进入 发起合同审批页面 ，在这里填写合同的关键内容。该页面包含 基本信息 和 扩展信息 两部分：
基本信息： 这是每个合同都必须填写的内容，包括但不限于合同名称、合同编号、合同主体等。
扩展信息： 这部分由 公司法务 根据法律和公司规定，针对不同合同类型进行添加。扩展信息可能包括特殊条款、附加条件等。
所有带* 的项均为必填项，必须填写完整才能继续下一步操作。 操作步骤：

• 在发起合同审批页面中填写 基本信息 和 扩展信息。
• 确保所有带* 的必填项均已填写。
• 填写完成后，点击 【下一步】 继续完成流程。
• 如果需要暂时保存填写的内容以便后续提交，可以点击 【临时保存】。

提示

确保填写的信息准确无误，这将有助于合同的顺利审批和执行。如有疑问，请及时联系法务部门获取支持。

2.3.2 流程预览页面

在 流程预览页面 中查看该合同审批的全部流程。

2.4 文档编辑与合成

在填写完成合同内容并点击 【下一步】 后，会出现一个基于 Word 的编辑页面。此页面用于进一步编辑和合成合同文档。具体操作如下：

• 使用系统模板：

  • 如果您使用的是系统提供的模板，通常情况下，业务人员无需对合同内容进行修改，除非有特殊需求。系统模板已经包含了所有必要的条款和格式。
  • 点击 【文档合成】 按钮，系统将根据您之前填写的必填项内容，自动将所有信息键入合同文档中。
  • 文档合成完成后，点击 【提交审批】 按钮，将合同提交给相关人员进行审批。

• 使用非系统模板：

  • 如果您上传的是非系统模板（例如合作方提供的合同文件），业务人员可以根据实际需求对合同内容进行编辑和修改。
  • 在编辑过程中，确保填写所有必要的内容，特别是那些带有* 的必填项要和后续填写内容一致。
  • 编辑完成后，点击 【提交审批】 按钮，将合同提交给相关人员进行审批。

操作步骤：

1. 点击 【下一步】，进入基于 Word 的编辑页面。
2. 如果使用系统模板：
   • 点击 【文档合成】，系统自动填充信息。
   • 合成完成后，点击 【提交审批】。
3. 如果使用非系统模板：
   • 根据需求对合同内容进行编辑和修改。
   • 填写所有必要内容，特别是带有* 的必填项要和后续填写内容一致。
   • 编辑完成后，点击 【提交审批】。

提示

• 使用系统模板：系统模板已经经过法务部门审核，确保了合同的合规性和一致性。建议优先使用系统模板，以减少手动编辑的错误。
• 使用非系统模板：如果不使用系统模板，请仔细检查合同内容，确保所有条款符合公司规定和法律要求。如有疑问，请及时联系法务部门获取支持。

2.5 合同提交审批

在合同文档合成后，可以点击右上角的 【提交审批】。按照审批流程对合同内容进行审批。

2.6 审批进度跟踪

2.6.1 跟踪合同流程位置

• 系统首页
  • 在系统首页的 【审批中的合同】 模块，发起人可以清晰地看到自己提交的合同当前所处的审批环节。系统会以流程图或列表的形式展示合同的流转状态，包括当前审批节点、已通过的审批人以及待审批的下一步骤等详细信息。
• 菜单栏导航
  • 通过菜单栏左侧的路径【合同管理】->【审批进度】进入，这里会提供更全面的审批进度查询功能。不仅可以查看当前审批节点，还能查看历史审批意见、审批时间等详细记录，方便发起人全面了解合同审批过程中的各种情况。
• 钉钉消息
  • 如果企业使用的是钉钉办公平台，系统会将合同审批的实时动态以消息的形式推送到钉钉中。业务人员可以在钉钉的消息列表中查看到合同审批的提醒消息，点击消息链接即可直接跳转到合同审批页面，查看详细进度。
• 邮箱、短信或微信（需开通业务）
  • 对于开通了短信业务或微信业务的企业，系统会在合同审批的关键节点（如待审批、审批通过、审批驳回等）向相关人员发送邮件、短信或微信通知。业务人员可以在手机短信或微信消息中查看到这些通知，从而及时了解合同审批的进展情况。 通过以上多种方式，业务人员可以方便地跟踪合同审批流程，并及时提醒相关人员进行审批，确保合同审批工作的高效推进。具体操作方法可参考审批消息提醒。

3、演示地址

需要熟悉使用方法的小伙伴请登录合同管理系统 (opens new window) ，使用该功能。