1、准备工作

1.1签约主体、合作方配置

请确保在系统中完整配置公司的签约主体和合作方信息：

• 签约主体是指我方签约的公司名称及相关信息。
• 合作方是指与我方签约的对方公司名称及相关信息。
• 完整且准确的配置有助于确保合同管理的规范性和准确性，避免因信息缺失或错误导致的合同风险。

具体操作方法请参考： 签约主体管理 相对方管理

提示

签约主体一般由系统管理人员在初期系统设立时建立，而合作方一般由业务人员添加。

1.2元素管理

合同扩展字段功能体（即元素的插入）是系统中的一项重要功能，主要用于实现合同的在线编辑。通过该功能，业务部门在使用合同时，只需填入必要的词句，而不会对合同的整体结构和条款进行改动。这大大减少了公司法务部门对合同的审核工作量，提高了合同处理的效率。

具体操作方法请参考：合同扩展字段功能。

1.3条款库管理

条款库管理（即条款能体）是系统中用于高效管理合同特殊条款的功能模块。通过该功能，公司法务部门可以轻松维护和更新合同中的关键条款。每年法律发生变化时，法务人员只需在条款库中修改相关字词，而无需逐个修改每个合同，从而极大地减少了工作量，提高了工作效率。

具体操作方法请参考：合同合成与条款功能。

提示

元素管理、条款库管理一般由公司法务添加和管理。

1.4合同类型配置

合同类型配置功能位于系统左侧菜单栏合同基础配置-合同类型配置模块。该功能主要用于在系统使用初期，根据公司各部门共同商定的结果，对合同类型进行初始设定。具体操作方法请参阅合同分类管理页面。此功能仅限系统管理员进行操作。

1.5部门配置

部门管理是系统的基础配置功能之一，主要用于在系统使用初期对公司的部门架构进行设置和管理。通过该功能，可以确保系统中的部门信息准确无误，为后续的业务流程和权限管理提供支持。 操作权限：仅限系统管理员进行操作。

具体操作方法：请参考部门管理页面。

2、在线设计模板

2.1上传合同模板

2.1.1进入模板管理

• 打开系统首页。
• 在左侧菜单栏，依次点击【模板管理】->【草稿箱】，进入模板管理列表页面。

2.1.2查询未发布模板

在模板管理列表中，公司法务可以通过以下条件查询已建立但未发布的模板：

• 模板名称
• 模板编号
• 适用合同类型

2.1.3新增合同模板

点击页面上的 【新增】 按钮，打开新建模板的弹窗。

在弹窗中，填写以下必填项：

• 模板名称：这是模板在草稿箱中显示的名称，需准确填写。
• 适用合同类型：选择之前已设定好的合同类型。
• 部门适用范围：选择适用的部门范围。可选择全部部门，或针对特定部门进行点选。
• 模板正文：点击上传按钮，上传合同模板正文文件。
• 模板附件（可选）：如果有附件，点击上传按钮进行上传。如果没有附件，可忽略此步骤。 确保所有带* 的必填项填写完成后，点击 【确定】 按钮完成模板创建。

2.2在线设计模板

在线设计模板的具体步骤如下：

• 在【模板管理】-> 【草稿箱】 中选择我们已发布的合同模板，点击设计模板。

• 定位添加位置 ：在合同文本中找到已添加过元素的区域。

• 添加要素 ：

  • 点击该区域的空白处。

  • 在右侧点击【创建要素】按钮，完成要素的添加。

• 补充添加要素 ：如果还有未添加的要素，可以在“元素添加”功能中继续添加。

• 文档保护：我们系统支持限制编辑功能，以确保合同内容的完整性和权威性。公司法务在在线制作模板时，需在 【设计模板】 中启用文档保护功能，从而避免其他人员随意更改合同内容。具体操作步骤如下：
  • 点击左侧菜单栏 【模板管理】->【草稿箱】->【设计模板】。
  • 在 Word 界面上方，点击 【保护】->【保护文档】。
  • 在弹出的对话框中，填写保护密码（请妥善保管此密码，后续解除保护时需要使用）。
  • 选择保护方式为 【填写表单】，此选项允许用户填写表单内容，但无法修改其他部分。
  • 点击 【保护】 按钮，完成文档保护功能。
• 保存 ：添加完成后点击 【保存】 -> 【关闭】，在草稿箱中点击发布。

2.3合同模版管理

上传完成后，我们可以在草稿箱内对合同模板进行管理，具体操作见离线模板制作指南。

2.4设计完成后使用

我们制作合同模板是为了更方便快捷的使用，具体操作见创建合同。

3、演示地址

需要熟悉使用方法的小伙伴请登录合同管理系统 (opens new window) ，使用该功能。